Personalen byggsten i allt förändringsarbete

Ekonomiska problem, en ny inriktning på verksamheten eller en marknad som växer så det knakar. Sven-Åke Lindberg, vd för Västerviks Bostads AB, är intresserad av verksamhetsutveckling, vilket också var skälet till att han nyligen var med på Fastigos kurs om hur organisationer kan ställa om sin verksamhet efter nya krav.

– Vi står inte själva i något stort förändringarbete just nu, säger han, men förändringar kommer förr eller senare och jag tycker att det är bra som ledare att lära mig mer om de här frågorna. Dessutom är det ett område som intresserar mig. Jag är byggnadsingenjör och har gått från att ha arbetat tekniskt och med att bygga hus till att arbeta med människorna i husen och de anställda.

Han har tidigare varit med om stora omställningar för sin organisation. 2001 ökade verksamheten på Västerviks Bostads AB högst påtagligt. Då slogs kommunens fastighetsförvaltning samman med bostadsbolaget.

– Människor från två helt olika kulturer skulle börja jobba tillsammans och många tyckte att den omställningen var jobbig, säger Sven-Åke Lindberg.Själv hade han precis tillträtt sin tjänst som vd och stod med uppgiften att få vardagen att fungera. Om man gör en stor förändring är det viktigt att avsluta det gamla och göra en nystart med det nya, säger han. Därför gjorde vi två symbolhandlingar. Vi skaffade en ny logotyp, för övrigt ritad av en fastighetsskötare.

Dessutom hade vi en begravnings- och giftermålsceremoni. Vi samlades alla på Gränsö slott där vi halade vår gamla flagga och en flagga som vi hade gjort åt tekniska kontoret. Jag hade ordnat fram en häst och vagn med en kista där vi la flaggorna. Hästen och vagnen for sedan iväg bort genom allén. Sedan hissade vi vår nya flagga.

– Det var vårt sätt att visa att vi ville begrava det gamla och gifta in det nya.

Ge en tydig målbild

I efterhand tycker han att ceremonin fungerade bra, den visade ambitionen att jobba som ett enda företag.Efter ceremonin fortsatte företaget sedan med att ha ett väldigt tydligt mål som alla kunde sträva efter.

– Det handlade om att öka vår uthyrningsgrad från 90 procent 2001 till 96 procent 2007, vilket vi överträffade, säger Sven-Åke Lindberg. Alla kunde följa hur kurvan utvecklades. Det var ett sätt att sammansvetsa personalen, att visa att arbetet gick åt rätt håll. Han menar att personalens engagemang är viktigt vid allt förändringsarbete och det hänger också samman med den vision han har som ledare.

– Jag har med mig en vision om målmedvetna medarbetare med självförtroende och arbetsglädje. Min roll som ledare är att ge en tydlig målbild. Målen behöver inte vara många men det är viktigt att de är tydliga genom hela organisationen och även för var och en.

Det skapar trygghet och självförtroende att ha mandat att leva upp till kraven, menar han, och därmed är grunden lagd för att medarbetarna också ska klara ett större förändringsarbete. Det dagliga samtalet med arbetsledaren är viktigt för att känna arbetsglädje

– Det är svårt att säga något generellt om det, säger Sven-Åke Lindberg. Det beror ju på vad det gäller. Men hos oss har vi till exempel infört ett nytt system för redovisning. Tanken är att om man bestämmer över pengarna, så ska man också själv följa upp och bevaka i de system som vi har. I det fallet var det vår personal på ekonomisidan som gick ut och utbildade övrig personal.

Ett annat exempel gäller uppgifterna i fastighetsregistret, som bland annat innehåller fakta om fastigheterna, kontrakt, lägenheter och kunder.

– I det fallet lärde vi upp två fastighetsskötare, som sedan fick lära upp övrig personal om hur de skulle lägga in uppgifterna.I det långa perspektivet är det inte ovanligt med anställda som omskolar sig och går vidare till nya jobb i företaget, menar Sven-Åke Lindberg.

Det finns exempel på fastighetsskötare som gått vidare och blivit uthyrare, förvaltare och bosocial samordnare. Det grundläggande samtalet om behovet av kompetensutveckling tar anställda och deras närmaste chef ställning till under med­arbetarsamtalet.

Kan man rusta sig i förväg för stora förändringar?

– Man kan förbereda sig genom att göra omvärldsanalyser, säger Sven-Åke Lindberg. Vi gör noggranna marknadsanalyser varje år och de presenteras också för personalen. Genom detta förbereder vi oss och kan agera tidigare, både genom egna förändringar och i relation till uppdragsgivare.Utifrån analyserna justeras sedan målen för verksamheten. Det arbetssättet ger en beredskap för nya faktorer som påverkar utvecklingen, menar han.

Positiv till kurs

Sven-Åke Lindberg är positiv till den kurs han gick i omställningsarbete.

– Vi fick lära oss den juridiska sidan av till exempel uppsägningar, men också mycket om den mänskliga sidan, hur människors beteende förändras i olika faserav en förändring. Jag var inte riktigt medveten om att det finns en relativt stor grupp som skulle vilja ha en förändring i sin arbetssituation. Kanske är det så att folk vill ha mer förändring än vad man kanske kan tro. Jag skulle kunna tänka mig att det här är en fråga som vi tar upp i våra medarbetarsamtal framöver.

– Jag tror också att det skulle vara bra att hitta en tydlighet i de mindre förändringar vi gör. Det är lätt att man genar och inte gör tydliga avslut och ingångar. Där tror jag att vi skulle kunna vinna mycket. Vissa medarbetare känner att de hela tiden bara får fler saker att göra. Det är viktigt att ta bort och avsluta gamla arbetsuppgifter på ett tydligare sätt.

Sara Bergqvist Månsson

Till toppen