Delegera på rätt sätt

För mycket att göra på jobbet, men ändå orolig för att lämna ifrån sig viktiga uppgifter. Så kan man sammanfatta många chefers förhållande till den härliga och besvärliga möjligheten att delegera.

Carin Eriksson Lindvall, forskare och rutinerad chefshandledare, menar att delegering kan vara både bra och dålig, effektiv och ineffektiv. Och hur det fungerar handlar både om chefen och medarbetaren.

Hon har stor erfarenhet av ledarskap. Carin Eriksson Lindvall är själv VD för IPF, Institutet för personal- och företagsutveckling vid Uppsala universitet. Dessutom är hon forskare, psykoterapeut och konsult med fokus på just ledarskap.– När jag träffar chefer önskar de ofta att de kunde delegera mer, säger hon. Samtidigt ångrar de ibland att de faktiskt delegerade viktiga uppgifter. Resultatet blev inte som de hade velat och de lägger skulden på sig själva för att det gick dåligt.

Kluvet förhållningssätt

Hon menar att både chefer och medarbetare kan ha ett något kluvet förhållningssätt till detta med delegering. De både vill och inte vill.För chefen är grundläget ofta att arbetsbelastningen är mycket hög och delegering är en nödvändig metod att få en rimlig arbetsbörda. Ingen chef klarar av att sköta allt själv och det inser chefen, menar Carin Eriksson Lindvall.

– De vill egentligen delegera massor, säger hon, men låter ofta bli. De litar inte på att den som har tid över också har kompetensen att sköta uppdraget. De har haft dåliga erfarenheter tidigare.

Hon håller med om den problematiken. Det uppstår ofta problem vid delegering och det kan bero på flera saker, menar hon. Chefen kan känna misstroende mot sina medarbetare samtidigt som de har en övertro på sig själva och hur mycket bättre det skulle bli om de själva utförde uppgiften. Dessutom kan de faktiskt ha lite svårt att släppa kontrollen.

– Medarbetarna kan också vilja undvika att bli delegerade till. Det kanske känns enklare att fråga chefen steg för steg istället för att komma med en egen idé som man ska stå för och driva igenom själv. Att

undvika att bli delegerad till kan också vara ett sätt att slippa ta ansvar och få en tyngre arbetsbörda. Skälen till det kan vara många. Man kanske känner sig överlastad med arbete eller har dåligt självförtroende.

Tänk till för bra resultat

Ändå delegeras det ofta och på många nivåer i organisationen. Frågan är om det är rätt saker som delegeras och om delegeringen leder till bra resultat.– Delegering kan vara både bra och dålig, effektiv och ineffektiv, säger Carin Eriksson Lindvall. Därför är det bra att tänka till innan man lägger ut ett jobb. Man bör ställa sig frågorna vad man ska delegera, varför det ska göras, till vem, hur och när det ska ske.

Genom att fundera igenom de frågorna kan man undvika många av fallgroparna, menar hon.Vad som ska delegeras handlar inte bara om att avgränsa uppgiften. Man måste också fråga sig vilken sorts uppgifter man vill lägga ut. Är det bara de tråkiga uppgifterna eller också de roliga? Det påverkar medarbetarnas intresse av att acceptera uppdraget.

Frågan ”varför” rymmer flera dimensioner. Vill man lägga ut uppgiften för att själv slippa ta risken att misslyckas? Handlar det om att få en bra arbetssituation för sig själv? Vill man kanske delegera som en medveten strategi för att utveckla sina medarbetare?Vem som får uppdraget påverkar också resultatet. Är det en erfaren medarbetare som kan arbeta självständigt eller en oerfaren som kanske vill men inte har tillräcklig kompetens. Det måste man ta med i beräkningen.

Hur man lägger ut en arbetsuppgift har stor betydelse, menar Carin Eriksson Lindvall. Vill man få ett bra resultat måste man vara tydlig och inte bara lite i förbigående säga ”Då kanske du kan ta det här”. Man måste förvissa sig om att medarbetaren har uppfattat uppdraget och ungefär vilken sorts lösning som chefen tänker sig.

Samband mellan ansvar och resurser

Det bör också finnas ett samband mellan ansvaret man delar ut och de resurser som medarbetaren får för att utföra uppdraget. Likaså är det viktigt att följa hur det går.– Många chefer har alltför lätt att lämna medarbetarna vind för våg med sin uppgift, säger Carin Eriksson Lindvall. Många erfarna personer får till exempel ingen återkoppling. Det är ett av de största problemen vid delegering, även om medarbetaren är erfaren och vill sköta uppgiften. Det kan bero på att chefen har så fullt upp själv att han eller hon glömmer att avsluta arbetet, men det kan också handla om att chefen inte har någon genomtänkt strategi för delegeringen. -Ska man som underställd alltid säga ja tack till de uppgifter som chefen vill delegera?– Nej, säger Carin Eriksson Lindvall. Man måste fundera igenom om man har kompetensen och tiden. Man kanske inte heller vill av något annat skäl. Känner man att det inte stämmer måste man säga ifrån och då bör chefen tänka över saken en gång till. Ett annat problem är de medarbetare som gärna vill ta på

Delegera inte allt

Vissa uppgifter bör chefen undvika att delegera, menar hon.– Man bör kanske inte låta någon annan ta hand om känsliga personalärenden och viktiga kundkontakter, men det finns inga enkla regler om hur man ska tänka. Man får låta det sunda förnuftet styra och komma ihåg att delegering inte bara innebär svårigheter. Många gånger fungerar det utmärkt och är en förutsättning för att arbetet i en organisation ska flyta på bra.Men känslan hon har mött hos många chefer är ändå att de är ganska missnöjda med resultaten.– Om man inte är nöjd måste man förstås fundera över vad det beror på. Har man inte varit tillräckligt tydligt med instruktionerna? Hade medarbetaren inte den kompetens som man trodde? Man kanske också måste fundera över hur man själv kan hantera det faktum att det inte blev perfekt. Att delegera är ju att låta någon annan sköta uppgiften och då kan det inte bli exakt som om man själv hade gjort det.

Våga släppa kontrollen

Det handlar delvis om förmågan att släppa kontrollen, menar hon, och det kräver i sin tur en viss mognad hos chefen.– Man måste våga släppa taget en aning och stå ut med att leva i lite

Sara Bergqvist Månsson

Till toppen