Fyra gånger större över en natt
Sören Carp, vd för kommunägda Tranåsbostäder AB, fick plötsligt ett nytt företag. För två år sedan tog man över ett 50-tal fastighetsskötare och lokalvårdare från kommunen och antalet anställda ökade från 17 personer till 70. Anställda från två kulturer skulle slussas samman och i backspegeln ser han samma svar som många andra i liknande situationer: – Vi tyckte att vi var tydliga, men inser att vi borde ha informerat mycket mer om det som hände.
Tranås ligger i Jönköpings län, nära gränsen till Östergötland, en av flera mindre kommuner på det Småländska höglandet. Här bor man i många år, kommunens inflyttningssiffror står på plus och inga lägenheter i Tranåsbostäders bestånd är lediga.
När Sören Carp hämtar vid tågstationen är det en kort bilresa till den gamla polisstationen, där företaget numera har sitt kontor.
– Det var faktiskt det första huset vi byggde på uppdrag utifrån, säger han och passar på att köra en liten sightseeingtur längs den ståtliga Storgatan med Stadshotellet, som ägs av Tranåsbostäder tillsammans med 468 uthyrningslägenheter på drygt 30.000 kvadratmeter, 198 särskilda boenden och 91 uthyrningslokaler på drygt 94.000 kvadratmeter.
– Tranåsbostäder har alltid varit en del av kommunens utveckling och tidigare har vi varit mer som en diversehandel, säger Sören Carp. Kommunen har som ägare pekat och sagt vilka fastigheter vi ska köpa och sälja. Allt har skett affärsmässigt och nu har vi en mer sammanhållen verksamhet.
50 nya medarbetare
Det som hände för två år sedan var egentligen inte oväntat. Diskussionerna om att slå samman ägandet och förvaltningen av kommunens lokaler hade pågått i 30 år, men plötsligt var kommunen mogen för ett beslut och en mycket stor del av kommunens fastigheter såldes till Tranåsbostäder.
– För 182 miljoner kronor fick vi lokaler på 65.000 kvadratmeter, säger Sören Carp. Det mesta var skolor, men också äldreboenden och andra lokaler. Vi gick på bokfört värde och att det skulle var intressant med ett långsiktigt ägande av lokalerna.
Ytterligare fastigheter kommer att säljas, men på grund av oklarheter när det gäller formalia som ledningsrätter och fastighetsreglering, är de kvar i kommunens ägo även om de förvaltas av Tranåsbostäder.
Det formella övertagandet av fastigheterna skedde den första januari 2009, men redan året innan, den första maj 2008, tog Tranåsbostäder över ett 50-tal fastighetsskötare och lokalvårdare.
Blev det någon skillnad för företaget?
– Det är klart, säger Sören Carp. Här gällde det att få ihop gänget och få alla att arbeta åt samma håll och inte minst börja tänka affärsmässigt.
På andra sidan av denna stora omorganisation fanns Göran Lorentzi, då fastighetschef i kommunen och idag fastighetschef på Tranåsbostäder.
– Sammanlagt handlade det om cirka 15 fastighetsskötare och runt 35 lokalvårdare som skulle byta arbetsgivare, berättar han. Vi började med allmänna informationsträffar och sedan fick alla erbjudande om att gå över, vilket de flesta valde att göra.
Självkritisk i efterhand
Sören Carp tycker att sammanslagningen har fungerat bra och att de anställda idag har hittat rutiner och arbetsformer som fungerar för alla, men han är självkritisk till hur just övergången skedde.
– De anställda fick ingen introduktion innan de bytte arbetsgivare, säger han. De tog med sig sina arbetsuppgifter och kom till något okänt och det var inte optimalt, får jag nog säga. De borde ha fått mycket mer information om vad de kom till, hur vi arbetar här och vilka visioner vi har. Nu blev det mest prat om anställningsförhållanden.
En nog så viktig fråga, han säger inte annat. Löner och anställningstid är en självklar del av tryggheten som anställd, men för att en stor sammanslagning som denna ska fungera på bästa sätt, krävs ett större samarbete under längre tid.
– Kommunens fokus var att alla anställda skulle säga ja, menar Sören Carp. Som det blev nu skickade de över ansvaret till oss och klippte rakt av den dagen vi tog över personalen och när vi sedan tog över fastigheterna.
Tanken var att alla nya skulle komma över med så få förändringar som möjligt, menar Göran Lorentzi. Fastighetsskötarna fortsatte att ta hand om sina tidigare fastigheter och lokalvårdarna fortsatte att ta hand om sina lokaler:
– När alla kände att de hade sin plats skulle vi så småningom lägga ett nytt pussel. Kanske skulle vi ha tagit ett större grepp från början, men det kändes ganska naturligt att göra så här.
Informationsmissar
Marita Rasmusson är ekonomichef och vice vd på Tranåsbostäder med ansvar även för personalfrågorna.
– När vi ser i backspegeln borde vi ha haft mer information om hur det är att arbeta i ett bolag till skillnad från hur det är i kommunen, säger hon. Utan intäkter från kunderna finns det ingen verksamhet.
Det blev också det utbildningsspår som man la upp för sin nya personal. I kommunen får varje verksamhet lite förenklat en ekonomisk ram som sedan kan användas fullt ut. I ett privat bolag gäller det att se till att kunderna är nöjda så att man får in pengar över huvud taget och sedan gäller det att hushålla med resurserna. Sambandet mellan de egna insatserna och de pengar man har att röra sig med är därmed tydligare.
– Framför allt arbetade vi mycket med kundbegreppet, affärsmannaskap och olika ekonomiska parametrar för att få ekonomin att fungera, säger Sören Carp.
Nästa steg var att se över hur arbetet organiserades och först ut blev lokalvårdarna, som redan tidigt fick tre teamledare för sitt arbete. Samtliga rekryterades internt.
– Arbetet måste i alla delar effektiviseras och till en början gick vi igenom alla ytor för att sedan kunna anpassa verksamheten efter den städning som behöver göras och det vi har avtalat med kommunen, säger Sören Carp.
Tydliga ansvarsområden
Med 63.000 nya kvadratmeter blev det ett omfattande arbete där bara inventeringen tog ett halvår att göra.
– Det här är en verksamhet som ska kunna utsättas för konkurrens, vilket gör att vi måste jobba medvetet med att utveckla arbetsuppgifterna, skaffa bättre utrustning och helt enkelt jobba smartare, fortsätter han. Det är viktigt med tydliga gränser. Det kanske inte ska ingå i jobbet att byta glödlampor, stryka gardiner och sköta tvätten, om man inte har avtalat om det.
Därefter blev det fastighetsskötarnas tur, som med hjälp av en extern konsult och ledningens stöd sedan slutet av förra året har genomfört en liknande process. De anställda har kommit fram till en analys, där arbetsuppgifterna har definierats och rangordnats och där man också har skapat en organisation med tydliga ansvarsområden för olika fastigheter. Kvalitetssäkringen har varit i fokus, menar Sören Carp.
Dessutom satsade Tranåsbostäder en rejäl summa på nya fordon, maskiner och redskap – något som personalen tydligt uppskattar. Det gäller både lokalvården och fastighetsskötseln.
– Kundfokuset har varit mycket tydligt i arbetet, säger Sören Carp och betonar att det är viktigt att de anställda själva kommer fram till hur sambandet mellan nöjda hyresgäster och den egna lönen ser ut.
På den administrativa sidan innebar övertagandet av personal och fastigheter naturligtvis också stora förändringar. Ekonomichef Marita Rasmusson fick i ett slag ansvar för en budget som gick från 65 till 118 miljoner kronor och man anställde ytterligare en person för att ta hand om personalfrågorna.
Nya roller för alla
– Vi har alla fått försöka hitta nya roller när det gäller att forma vår nya organisation och många har vi kunnat lyfta internt, säger Sören Carp. Det har varit oerhört intressant.
Själv har hans arbete också förändrats en hel del. Tidigare var han vd:n som gjorde allt. Det var till honom fastighetsskötarna kom när de ville ändra på något och det var han som hade kontrollen över det mesta. I och för sig inte så konstigt med tanke på att han har arbetat på Tranåsbostäder i 28 år, först som fastighetschef i 18 år, därefter som vd i tio år.
Men det går inte nu. I den nya organisationen finns det flera led mellan den enskilda fastighetsskötaren och vd, något som personalen beklagar, men som kanske ändå är nödvändigt för en organisation som gått från 17 anställda till 70.
– I själva övergången har ledningsgruppen tvingats arbeta mycket med detaljer, men nu måste vi arbeta med fokus på helt andra frågor, fortsätter han. Vi måste arbeta mer med framtidsfrågorna och kommer att ha strategiarbete som tema vid vår nästa utbildning.
Konkret handlar det nu om att företaget behöver utveckla jämställdhetsarbetet, arbetsmiljöfrågorna och internkontrollen, men inte minst arbeta med vilka värderingar som ska styra arbetet.
– Vi har till exempel tagit fram en ny personalhandbok, som vi hoppas ska leda till att alla känner sig bekväma med företagets regelverk, säger Sören Carp.
Den mest oväntade erfarenheten av allt detta arbete, hur ser den ut?
– Att allt tar mycket längre tid än vad man tror, säger Marita Rasmusson. Vi måste tänka på att vi i ledningsgruppen är mycket längre fram i processen än alla andra. De måste hinna smälta det som händer innan vi tar nya steg.
Sara Bergqvist Månsson
Trygghetsfonden Fastigo LO
Trygghetsrådet Fastigo